Mit diesem Artikel beteilige ich mich an der Blogparade von Martina Klinkowski. Martina fragt: Wie und mit welchen Tools organisierst du dein Wissen?

Mein Wissen zu organisieren ist mir deshalb so wichtig, weil ich dadurch nicht nur effizienter arbeiten kann, sondern auch den Kopf frei habe für neue Ideen und kreative Projekte. Es soll mir Struktur geben und mir helfen, fokussiert zu bleiben – auch wenn der Alltag mal chaotisch wird. Allerdings weiß ich auch: Ich werde nie fertig sein. Für Scannerpersönlichkeiten wie mich ist die Wissensorganisation eine Lebensaufgabe.

Mein Weg zur optimalen Wissensorganisation

Was habe ich nicht schon alles ausprobiert, um mein Leben, mein Wissen und meine Aufgaben zu organisieren – analog ebenso wie digital. Auf meiner Reise zum perfekten Organisationstool gab es verschiedene Stationen und Herausforderungen – und ich bin noch lange nicht am Ziel. Allerdings weiß ich auch: Organisation ist für Scannerpersönlichkeiten wie mich eine Lebensaufgabe. Mit dieser Aussage in ihrem Multipreneur-Podcast hat Julia Mack sehr viel Druck von mir genommen.

Am liebsten nur digital

Digitale Tools wie evernote oder todoist nutze ich mindestens seit 2010, wahrscheinlich noch einige Jahre länger. Das Verschlagworten von Aufgaben oder Informationen, das thematische Verknüpfen und das Ergänzen und Erweitern von Aufgaben ist digital wesentlich einfacher und übersichtlicher als in einem analogen System. Das hat mich von Anfang an begeistert und mich motiviert, mich damit auseinanderzusetzen.

Was mich hingegen immer wieder entmutigt hat: Es ist ziemlich verlockend, digitale To-Do-Listen schnell mit Aufgaben zu füllen. Klar, es rutscht nichts weg. Allerdings wuchsen meine To-Do-Listen bis ins Unendliche, da ich nie so viel abarbeiten konnte wie Neues dazu kam. Das hat mich oft frustriert.

Wenn ich dann mal wieder auf ein neues und natürlich “viel besseres” Tool umstieg, habe ich meine alten Listen nicht übertragen sondern neu begonnen. Erstaunlich, aber es hat funktioniert. Was wirklich wichtig war, habe ich trotzdem erledigt.

So habe ich auch heute noch Tools mit unerledigten Aufgaben, die ich nicht mehr aktiv nutze. Wenn ich mal zufällig reinschaue, amüsiert mich das und weckt Erinnerungen, aber dann lösche ich vieles auch. Aber weil ich dort auch noch Ideen für Geschenke, Freizeit, Reisen, Gaststätten etc. gesammelt habe, behalte ich die Tools in der kostenlosen Version.

Immer wieder auch analog

Seit ich digitale Tools nutze, gibt es immer wieder Phasen, in denen ich versuche, ausschließlich digital unterwegs zu sein. Das funktioniert mal für eine gewisse Zeit, dann greife ich doch wieder zum Papier für schnelle Notizen und To-Do-Listen.

Ich mag einfach diese krakligen und unstrukturierten Papierlisten, bei denen ich die erledigten Punkte nicht nur abhaken, sondern auch genüsslich durchstreichen kann. Doppelt und dreifach, wenn ich ganz besonders stolz auf mich bin!

Aber auch eine Papierliste habe ich nicht in jeder Situation zur Hand. So entsteht immer wieder eine Ansammlung von Zetteln mit Notizen, Todos, Gedanken, Formulierungen …

Solange ich dieses Sammelsurium regelmäßig bündle und an einem Ort zusammenführe, ist das auch ganz okay. Aber auch das gelingt mir mal mehr, mal weniger gut.

Es gab auch mal eine zwei Jahre andauernde Phase, in der ich für meine Aufgabenplanung ein analoges Bullet-Journal genutzt habe. Das hat mir zwar ganz gut gefallen, aber inzwischen nutze ich es nicht mehr.

Heute darf es auch hybrid sein

Meinen inneren Widerstand gegen eine “Hybridlösung” habe ich inzwischen aufgegeben. Meine Tagesplanung oder Notizen unterwegs dürfen auch mal auf Papier erscheinen. Um unterwegs meine Gedanken und Ideen festzuhalten, nutze ich neben dem “schnellen Zettel” die verschiedensten Kanäle: Ein Notizbuch in meinem Kindle Scribe, ein kleines Notizbuch für die Handtasche, ich schicke mir schnelle Sprachnachrichten über Whatsapp oder längere über AudioPen, was den Vorteil hat, dass meine Gedanken gleich transkribiert werden.

Die Herausforderung besteht dann darin, all diese Eingänge in meinem Organisationstool zusammenzuführen. In meinem Fall ist es Notion.

Meine Nutzung von Notion

Inzwischen weiß ich, dass es nicht nur darum geht, das richtige Tool zu finden. Die Herausforderung besteht darin, sein Tool richtig zu nutzen. Genaugenommen ist das Tool sogar zweitrangig. Ein gut durchdachter und systematischer Wissens-Workflow lässt sich wahrscheinlich mit den meisten digitalen Tools abbilden. Entscheidend ist, wie man das Tool nutzt.

Ich habe mich inzwischen für Notion entschieden und habe auch nicht vor, das zu ändern.

Wie habe ich mit Notion begonnen und warum?

Im Jahr 2022, als ich meinen Blog gerade neu gestartet hatte, wurde ich von verschiedenen Seiten immer wieder auf Notion aufmerksam gemacht. Besonders auf Instagram, wo ich vorher jahrelang nicht aktiv war, wurde Notion gehyped. Was ich hörte, klang gut: Endlich die „Eier legende Wollmilchsau …“

Allerdings kam ich mit meiner üblichen Herangehensweise ‚erst mal durchklicken …‘ nicht weit. Dann holte ich mir Hilfe von der „Zeitsparqueen“ Alexandra Wohlleib, die mich in die wichtigsten Funktionen einweihte.

Schlüsselbereiche in meinem Notion-Workspace

Von diesem Moment an nutzte ich Notion regelmäßig. Zunächst vor allem als Linksammlung und Wissensspeicher. Dass ich zunächst noch keine perfekte Struktur hatte, störte mich nicht. Ganz im Gegenteil. Ich wusste ja, dass ich später alles noch einmal umsortieren kann. Das kam mir sehr entgegen.

Einige Monate später entdeckte ich die Notion-Beraterin Dagmar Mehling. Ich kaufte mir ihren Solopreneur Workspace, den ich bis heute nutze. Dagmar hat ein sehr durchdachtes System gebaut, das mir ermöglicht, meine Projekte und Aufgaben in Datenbanken zu planen und zu verfolgen. Konkret nutze ich es so:

Tages- und Aufgabenplanung

Ich lege täglich eine neue Seite für den aktuellen Tag an und ordne die im System hinterlegten Aufgaben zu, die ich an diesem Tag erledigen möchte. Das kann eine Sache von einer Minute sein, wenn es mal ganz schnell gehen muss, kann natürlich auch länger dauern. Je nachdem, wie intensiv ich planen möchte und was anliegt. Erledigte Aufgaben hake ich ab, was nicht erledigt wurde, wird umgeplant. Da die einzelnen Aufgaben meistens auch Projekten zugeordnet sind, kann ich auch den Projektfortschritt überwachen und steuern.

Den Umstand, dass To-Do-Listen die Tendenz haben, immer länger zu werden, kann auch Notion nicht ändern. Inzwischen kann ich aber auch damit umgehen. Heute stehen Aufgaben so lange im Backlog, bis ich Zeit dafür habe. So können sie mich nicht unnötig stressen.

Wochenreview mit Projektplanung

Sehr wichtig ist für mich das Wochenreview. Ich nehme mir an jedem Sonntag Zeit dafür und lasse die Woche noch einmal an mir vorbeiziehen:

• Ich halte fest, was ich erreicht habe, welche Erfolge ich erzielt habe und welche Herausforderungen es gab.
• Ich überlege mir ein Learning der Woche und wie ich es zukünftig in mein Leben und meine Arbeit integrieren will.“
• Und ich plane, auf welche Projekte ich mich in der nächsten Woche konzentrieren möchte und welche Aufgaben dazugehören.

Interessant finde ich dabei, dass mich dieses Wochenreview regelmäßig zu einem Gedankenshift veranlasst: Denke ich am morgen noch sowas wie ‚Wieder eine Woche vorbei und du hast nichts geschafft …‘ bin nach meinem Review überzeugt: ‚So eine erfolgreiche Woche – und das noch, unter den schwierigen Umständen xyz …’“

Monats-, Quartals- und Jahresreview

Am Monatsende ist mein Monatsreview dran. Und wie durch ‚Zauberhand‘ finde ich dort schon alle Ergebnisse meiner Wochenreviews dieses Monats zusammengefasst, so dass ich nur noch denke: Boah, was für ein erfolgreicher Monat!“

Du ahnst es schon: Das gleiche passiert im Quartalsreview und dann beim Jahresreview.

Ich glaube, diese Reviews sind das absolute Highlight meines Notion-Workspaces. Dadurch, dass alles im Hintergrund miteinander verknüpft ist, wird mein Workspace immer wertvoller und mächtiger, je länger, intensiver und strukturierter ich damit arbeite.

Mediathek, Contentplanung und Notizen

Weitere Bestandteile in meinem Notion-Workspace sind die Contentplanung, die Mediathek, die Notizen.

Mediathek: In der Mediathek lege ich alle Medien ab, die ich mir merken möchte: Bücher, Websites, Videos …Und ich muss zugeben, dass meine Mediathek riesig ist. Aber wenigstens ist alles thematisch verschlagwortet.

Content-Produktion: Den Content für meinen Blog und meinen Newsletter plane ich in einem separaten Abschnitt, der Content-Produktion. Dort habe ich jede Menge Entwürfe für Blogartikel, Newsletter und Social Media Beiträge gespeichert und ebenfalls thematisch sortiert.

Allerdings nutze ich die Content-Produktion vor allem als Ideensammlung, weniger zur Organisation des Workflows. Hier bin ich noch nicht ganz zufrieden, da will ich meine Abläufe noch verbessern.

Notizen: Die Notizendatenbank ist für alles, was weder in die Mediathek, noch in die Content-Produktion, noch in die Aufgaben- oder Projektplanung passt. Jede Notiz lässt sich mit einem Projekt, einem Wissens- oder Arbeitsbereich verknüpfen.

Was mir ebenfalls wichtig ist

Ich kann alles mit allem ganz beliebig verlinken, so dass ich jede Information oder jeden Eintrag immer wiederfinde oder auch umsortieren kann.

Ich kann für jedes mögliche Szenario eigene Vorlagen anlegen oder zu einzelnen Vorgängen thematisch passende externe Dateien hinterlegen.

Lernen und Weiterentwicklung mit Notion

An Notion scheiden sich die Geister. Während viele darauf schwören, fühlen sich andere davon überfordert. Auch ich bin noch sehr weit entfernt vom Notion-Pro. Aber es macht mir Spaß, nach und nach neue Funktionen zu erforschen und mich weiterzuentwickeln.

Der Versuchung, ständig am Design herumzubasteln, bin ich noch nicht erlegen. Ich bin froh, wenn alles funktioniert. Aber ich weiß natürlich, wie es geht und werde mir bestimmt auch bald ein noch schickeres Design zulegen.

Informationen sammeln ist kein Selbstzweck

Dass das Sammeln von Informationen nur wertvoll ist, wenn ich sie auch nutze und mit ihrer Hilfe etwas eigenes kreiere, weiß ich natürlich.

Deshalb habe ich kürzlich den Workshop “Notizen für Profis” des Zeitmanagement-Trainers Ivan Blatter besucht. Es ging darum, Informationen so abzulegen, dass sie nicht nur unsere Sammlerleidenschaft befriedigen sondern uns dazu dienen, etwas Neues zu erschaffen.

Der Workshop hat mich darin bestätigt, dass ich mit meinem Notion-Workspace dabei auf dem richtigen Weg bin, auch wenn Ivan nicht mit Notion sondern mit Obsidian arbeitet.

Denn natürlich verschlagworte ich in meinem Workspace jede Information und ordne sie nach Möglichkeit auch meinen Projekten zu, so dass ich sie zur Verfügung habe, wenn ich sie benötige.

Optimierung der Wissensorganisation

Seit dem Workshop bei Ivan Blatter habe ich mir zusätzlich angewöhnt, jede meiner neu gesammelten Information mit einer separaten Notiz zu versehen. Dort halte ich fest, warum ich diese Information aufheben möchte, welche Ideen ich dazu spontan hatte und wie ich die Information weiterentwickeln kann.

Was ich in Notion bisher nicht so konsequent umsetze, sind Bereichsnotizen. Neu sind Bereichsnotizen für mich nicht, auch wenn ich diese Art von Notizen bisher nicht so bezeichnet hatte. In einem anderen beruflichen Kontext habe ich zu meinen fachlichen Themen schon immer Dokumente angelegt, in denen ich fortlaufend wichtige Informationen festhalte, die ich anderen Akteuren zur Verfügung stelle.

Genau das empfiehlt Ivan Blatter auch, aber ich habe bei ihm eine etwas verfeinerte Struktur kennengelernt. Genau das gibt auch mein Notion-Workspace her, es sind sogar bereits Bereichsseiten zu den unterschiedlichsten Wissensbereichen und Organisationsbereichen angelegt. Gerade in den Wissensbereichen darf ich meine Bereichsnotizen noch besser und konsequenter umsetzen.

Ausblick und Fazit

Das schöne ist, dass mein Notion-Workspace eine gut durchdachte Struktur hat, mit der ich arbeiten kann. Dennoch passe ich den Workspace nach und nach noch besser an meine Bedürfnisse an.

Für die Organisation meines Content-Workflows habe ich noch keine Lösung gefunden, die hundertprozentig für mich passt. Vielleicht liegt es aber auch an meinem Content-Workflow.

Deshalb will ich jetzt zwei neue Notion-Templates testen, dich ich mir kürzlich heruntergeladen habe: Eins soll einen übersichtlichen Social-Media-Workflow ermöglichen, bei dem anderen geht es um Pinterest – beide passen also perfekt zu meiner aktuellen Digital-Visibility-Challenge.