Dieser Artikel ist im Rahmen der Blogparade von Ingrid Dankwart entstanden. Zum Thema Ihrer Blogparade „Business-Spaß: Diese Tools machen richtig Laune!“ musste ich einfach einen Artikel schreiben. Denn dazu fällt mir sofort meine neuste Errungenschaft ein: Ein Tool, das ein riesengroßes Problem für mich löst und vielbeschäftigte Menschen wie mich wesentlich produktiver macht, weil ich damit blitzschnell kreative Ideen und Gedanken festhalten kann. Die Lösung lautet: Transkribieren mit KI, also mit künstlicher Intelligenz.

Geht es also wirklich um Spaß? Vielleicht ist es eher Begeisterung, Dankbarkeit, ganz große Tool-Liebe, auch wenn sich das etwas theatralisch anhört. Aber lies weiter, ich denke, du wirst mich gleich verstehen – besonders wenn du dich so wie ich zu den Scannerpersönlichkeiten zählst.

Vielleicht kennst du das auch: Die besten Ideen habe ich immer dann, wenn ich gerade nichts aufschreiben kann. Unter der Dusche, beim Radfahren und ganz besonders morgens, beim Wachwerden.

Dann “erarbeite” ich druckreife Konzepte, “schreibe” vollständige Blogartikel oder fix und fertige Texte für Kundenprojekte. Nur, dass das alles ausschließlich in meinen Gedanken passiert.

Wenn ich dann endlich etwas aufschreiben könnte, habe ich vieles wieder vergessen. Vielleicht kann ich mir noch schnell ein paar Eckdaten notieren, aber die perfekte Gliederung, die druckreifen Formulierungen und die inhaltlichen Verknüpfungen mit anderen Themen sind dann meistens verschwunden.

Das fühlt sich im besten Fall so an, als hätte ich einen Text geschrieben, vergessen zu speichern und müsste noch einmal von vorn anfangen. Im schlechteren Fall ist einfach alles weg und kommt auch nicht mehr wieder. Das macht mich traurig, enttäuscht und frustriert mich.

Ich höre dann manchmal: Dann kann es ja nicht so wichtig gewesen sein. Aber das sehe ich völlig anders. Wer weiß, was sich aus diesen flüchtigen ersten Gedanken noch entwickelt hätte …

Warum ist das Festhalten von Gedanken so wichtig?

Kreative Gedanken und Ideen kommen oft unangekündigt und verschwinden, wenn wir nicht schnell genug reagieren. Dieses Phänomen der „Geistesblitze“ in Situationen, in denen wir überhaupt nicht damit rechnen, ist wohl allen kreativ tätigen Menschen bekannt. Und wenn du wie ich eine Scannerpersönlichkeit bist und ständig zwischen verschiedenen Themen hin und herspringst, kennst du diese Herausforderung erst recht.

Doch wie behält man solche Einfälle bei sich, ohne sie zu vergessen? Mit dieser Frage beschäftige ich mich schon lange. Ich stelle mir dann immer ein Tool vor, das meine Gedanken in dieser kreativen Phase direkt in eine Datei überträgt.

Die Suche nach dem idealen Tool

Ich habe schon einiges versucht, um meine Gedanken schnellstmöglich zu erfassen: Das gute alte Diktiergerät, einen Block und Stifte am Bett, schnelle Notizen mit der Notiz-App oder auch Transkriptions-Apps, die diktierte Sprache gleich in Text umwandeln.

Doch jeder dieser Ansätze hatte Unzulänglichkeiten:

• Diktiergerät: Das nervige Transkribieren hinterher war mir viel zu zeitaufwendig.

• Notizen auf Papier: Manchmal konnte ich anschließend meine eigenen Notizen nicht mehr entziffern.

• Notiz-App: Schnell am Smartphone geöffnet, aber mit dem Eintippen meiner Ideen kam ich nicht hinterher.

• Transkriptions-App: Ganz nett, aber mich hat das Ergebnis immer ernüchtert, wenn eine Software meine Sprache in Text umgewandelt hat. Dazu formuliere ich in solchen Momenten wohl nicht deutlich und „druckreif“ genug. Aber immerhin, es ist eine Gedankenstütze.

Als größte Hürde empfinde ich das umständliches Hantieren mit dem jeweiligen Tool, bevor ich mit dem Erfassen meiner Gedanken beginnen kann.

Hier kommt meine Neuentdeckung ins Spiel: AudioPen

Von meinem Wunsch nach einem „direkten Draht“ sind alle diese Lösungen meilenweit entfernt. Doch nun habe ich ein Werkzeug entdeckt, das den Weg in die Datei zumindest erheblich verkürzt: Die Transkriptionssoftware „AudioPen“ * nimmt meine Stimme auf und verwandelt sie in einen klaren, gut strukturierten Text, egal wie wirr und unstrukturiert meine Spracheingabe war.

Genau das passt haargenau in mein Leben. Habe ich unterwegs eine spontane Idee, kann ich mich mal kurz außer Hörweite anderer Menschen begeben, AudioPen mit einem Klick starten und ein paar Sätze oder auch einzelne Stichpunkte in mein Smartphone flüstern, raunen oder auch „sprechdenken“, also meine Gedanken beim Sprechen entwickeln.

Manchmal verlange ich AudioPen mit meinen Spracheingaben einiges ab. Menschliche Zuhörer hätte wohl genervt die Augen verdreht, mich vielleicht unterbrochen oder nicht mehr zugehört. Doch AudioPen erträgt mein unstrukturiertes Reden geduldig, versteht alles und bringt am Ende Klarheit in meine verworrenen Gedanken.

Das Ergebnis überrascht mich immer wieder aufs Neue. Ich kann dann kaum glauben, dass eine Maschine am Werk war und kein äußerst empathischer Coach mit einem blitzschnellen messerscharfen Verstand.

Damit du dir besser vorstellen kannst, wie ich AudioPen nutze, habe ich hier ein Beispiel für dich. Es stammt aus meiner ersten Zeit mit der Premium-Version von AudioPen. Inzwischen weiß ich, dass es in der Premium-Version Funktionen gibt, die für ein noch besseres Ergebnis gesorgt hätten, aber die kannte ich zu dieser Zeit noch nicht.

Beispiel: So funktioniert das Transkribieren mit AudioPen

In diesem Beispiel habe ich meine Gedanken zu einem Zeitungsartikel erfasst (typisches Sprechdenken übrigens). Den folgenden Text hat AudioPen verstanden. Abgesehen von einigen Fehlinterpretationen und verunstalteten Wörtern entspricht es meiner Spracheingabe. Auch wenn die Versuchung groß ist – ich korrigiere hier nichts, damit du alles genau nachvollziehen kannst.

eine Zeitung oder eine Artikel im Internet entdeckt. Da geht es um Workout-Stacking. Und zwar, das soll sich an Leute wenden, die eben keine Zeit für lange Sportreihen haben. Und die Aussage ist, auch 10 Minuten Sport sind besser als gar kein Sport. Und man könnte ja solche kleinen Einheiten immer mal wieder in seinen Alltag integrieren. So frage ich mich natürlich, gut, ist vielleicht ein bisschen unpraktisch, mehrmals 10 Minuten Sport zu machen, weil man sich ja meistens umziehen muss und vielleicht auch ein bisschen schwitzt. Aber ich sage mal, wenn man das jetzt so macht, dass man morgens 10 Minuten und vielleicht abends nochmal 10 Minuten, dann ist das ja auch schon sowas in der Art und Hilfe. Also Habit-Stacking gibt es, dann gibt es also Workout-Stacking. Und dann könnte ich meine Haushaltsmethode einfach Homework-Stacking nennen, weil eigentlich ist das ja auch nichts anderes. Ich habe keine Lust und keine Zeit auf große, lange Saubermach-Aktionen. Die belasten mich, die habe ich vor mir, die kosten mir viel Zeit. Aber wenn ich jeden Tag so eine kleine Einheit mache, dann belastet man sich halt ein Riesenfeld an. Dann kann ich mir diese großen Aktionen manchmal sogar ganz sparen oder zumindest dann mal einschieben, wenn ich dazu wirklich Lust und Zeit habe. Also es dreht mich dann nicht so. Und dieses Stacking, das ist eine ganz gute Methode auch für den Haushaltskurs. Dann, ja, ich könnte jetzt einen Artikel schreiben, ist Stacking der neue Trend? Und diese drei verschiedenen Methoden einfach mal beschreiben. Stacking der neue Transformationstrend? Oder Zeiteffizienztrend?

Und das hat Audiopen daraus gemacht:

Workout-Stacking: Effiziente Zeiteinteilung

Workout-Stacking richtet sich an Menschen ohne Zeit für lange Sporteinheiten. Die Idee: 10 Minuten Sport sind besser als kein Sport, und man kann solche kurzen Einheiten in den Alltag integrieren.

Es mag unpraktisch erscheinen, mehrmals täglich 10 Minuten Sport zu treiben, doch morgens und abends je eine Einheit ist bereits hilfreich. Neben Habit-Stacking gibt es nun auch Workout-Stacking.

Meine Haushaltsmethode könnte als Homework-Stacking bezeichnet werden. Anstelle großer Saubermach-Aktionen erledige ich täglich kleine Aufgaben. So spare ich mir oft große Aktionen oder schiebe sie ein, wenn Zeit und Lust vorhanden sind.

Ist Stacking der neue Transformationstrend? Dieser Artikel beschreibt drei verschiedene Methoden des Stackings als effiziente Zeiteinteilung im Alltag.

Nicht schlecht, oder? Ich könnte nun das Originaltranskript bearbeiten, falsch verstandenes korrigieren, die merkwürdigen Sätze (was hatte ich da überhaupt gesagt?) entfernen und AudioPen eine neue Zusammenfassung – auch eine ausführlichere – erstellen lassen. Das mache ich jetzt einfach mal. Diesmal gebe ich AudioPen vor, dass der Sprachstil meines Blogs verwendet werden soll (diese Möglichkeit kannte ich bei dem ersten Transkript noch nicht). Das ist das Ergebnis:

Kurze Workouts und Hausarbeit

Im Internet bin ich auf den Begriff „Workout-Stacking“ gestoßen. Das Konzept richtet sich an diejenigen, die keine Zeit für lange Sporteinheiten haben. Die Idee: 10 Minuten Sport sind besser als gar kein Sport! Kleine Einheiten lassen sich leichter in den Alltag integrieren.

Natürlich ist es etwas unpraktisch, mehrmals täglich kurze Workouts einzulegen – Umziehen und Schwitzen inklusive. Aber wenn man morgens und abends jeweils 10 Minuten trainiert, hat das schon Ähnlichkeit mit Habit- oder Workout-Stacking.

Ein ähnliches Prinzip könnte man auch auf Hausarbeit anwenden: Statt großer Putzaktionen lieber jeden Tag eine kleine Aufgabe erledigen. So sammelt sich weniger Arbeit an und große Aktionen werden seltener nötig oder können nach Belieben eingeschoben werden.

Diese Stacking-Methode lässt sich also auch im Haushalt nutzen! Vielleicht wird Stacking ja zum neuen Trend in Sachen Transformation oder Zeiteffizienz? Drei verschiedene Methoden könnten so beschrieben werden: Habit-, Workout- und Homework-Stacking.

Ich finde, das hört sich tatsächlich nach mir an. So sieht der Text in AudioPen aus:

In diesem Artikel möchte ich dir Audipen näher vorstellen und dir zeigen, wie dieses Tool eine Brücke zwischen Gedanken und Dateien schlagen kann.

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Warum ist ein Transkriptionswerkzeug notwendig?

Gute Ideen tauchen oft unerwartet und an ungewöhnlichen Orten auf und können im nächsten Augenblick wieder verschwinden. Kreative Arbeit basiert oft auf der Fähigkeit, diese kostbaren, flüchtigen Momente festzuhalten und in etwas Konkretes zu verwandeln.

Wenn wir solche Einfälle nicht rasch erfassen können, gehen sie unwiederbringlich verloren. Möglicherweise verpassen wir dadurch die entscheidende Lösung für ein geschäftliches Problem, das Konzept für DEN Blogartikel, eine bahnbrechende Erfindung, die innovative Idee für einen Onlinekurs.

Das schnelle Festhalten unserer Gedanken ist daher entscheidend für unsere kreative Arbeit. Gelingt es uns nicht, sind wir enttäuscht, frustriert und ärgern uns über uns selbst. Mir geht es jedenfalls so.

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Meine bisherigen Lösungsversuche

Ich hatte oben ja schon kurz angerissen, was ich bisher alles versucht habe, um meine Ideen und Gedanken schnell festzuhalten. Hier sind noch einmal die wichtigsten Methoden, und warum sie für mich nicht so gut funktionieren, wie ich es mir wünsche:

Das Diktiergerät

Das Diktiergerät war lange Zeit weit verbreitet und eine der wichtigsten und beliebtesten Lösungen zum Festhalten von Gedanken. Mit einem einfachen Knopfdruck konnte man gesprochene Gedanken aufnehmen und später in Text umwandeln (z.B. in einem Schreibbüro abschreiben lassen). Ich kann mich noch gut an einen Architekten erinnern, der so einem Gerät ganze Leistungsverzeichnisse für große Bauvorhaben diktierte und später von seiner Sekretärin abschreiben ließ.

Die begrenzte Speicherkapazität war eines der Hauptprobleme. In den früheren Tagen der Diktiergeräte konnte man nur eine begrenzte Menge an Audio aufzeichnen. Zudem war die spätere Transkription oft zeitaufwändig, und manchmal war die Aufnahme aufgrund von Hintergrundgeräuschen oder schlechter Tonqualität schwer verständlich.

Ich selbst bin mit dieser Methode nie so richtig warm geworden. Allein schon deshalb, weil ich mir hinterher die Zeit nehmen musste, das Band abzuhören um den Inhalt ganz oder teilweise abzuschreiben.

Es kam, wie es kommen musste: Je nach Aufnahmedauer war ich dafür viel zu ungeduldig, so dass sich schließlich immer mehr Dateien anhäuften, die ich hinterher nie wieder abgehört habe. Ich kam einfach nicht hinterher. Stattdessen wurden sie zu belastenden Punkten auf meiner Todo-Liste.

Notizen auf Papier

Eine weitere weit verbreitete Methode, Gedanken festzuhalten, ist das gute alte Stift-und-Papier-Verfahren. Einfach und kostengünstig.

Dass ich meine eigene Handschrift manchmal nicht mehr entziffern und die Notizen nicht mehr in den ursprünglich gedachten Zusammenhang bringen konnte, ist eine andere Sache.

Oftmals fiel es mir hinterher schwer, herauszufinden, was genau ich notieren wollte, und vom Wiederfinden einer Idee in einem Stapel von Notizzetteln will ich gar nicht reden. Auch nicht davon, wie viele Notizzettel ich versehentlich weggeworfen habe.

Auch Notizbücher in verschiedenen Formaten habe ich ausprobiert: Mit karierten oder linierten Seiten, Formate von A6 bis A4, mit zusätzlich eingeklebten Post-it-Zetteln und diversen lose eingelegten Blättern. Als gestaltetes Bullet-Journal oder blanko.

Ganz aufgeben werde ich Stift und Papier zwar nicht so schnell, aber ich merke deutlich, dass ich diese Methode immer seltener nutze.

Notiz-Apps

Auch Notiz-Apps sind eine schnelle Möglichkeit, Gedanken in digitaler Form festzuhalten, sie zu organisieren und zu durchsuchen. Doch auch hier stieß ich an Grenzen.

Zum einen kann ich am Smartphone nicht so schnell schreiben wie mit 10 Fingern auf der Tastatur am Laptop oder PC. Außerdem konnte ich die mühsam erstellten Notizen nicht optimal organisieren.

Meine Notiz-App ist zwar immer noch im Einsatz, aber nicht für das schnelle Festhalten meiner Gedanken und Ideen.

Transkriptions-Apps

Transkriptions-Apps hielt ich zunächst für den entscheidenden Schritt in die richtige Richtung, um gesprochene Gedanken in Text umzuwandeln. Schließlich entfiel hier der Aufwand der manuellen Transkription. Allerdings ließ meine anfängliche Begeisterung schnell nach.

Die von mir genutzten Apps erfassten die Spracheingabe viel zu ungenau, so dass ich sie aufwändig nacharbeiten musste.

Um ein Ergebnis zu erreichen, mit dem ich hinterher auch etwas anfangen konnte, musste ich so sehr auf eine deutliche und gut strukturierte Sprache achten, dass ich mich nicht mehr auf meine Gedanken konzentrieren konnte, um die es eigentlich ging.

Irgendwann gab ich entnervt auf und suchte weiter nach einer zuverlässigen Lösung, um meine Gedanken und Ideen festzuhalten.

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Die Entdeckung: Audipen

All das hatte ich schon ausprobiert, bevor ich im Juli 2023 auf AudioPen aufmerksam wurde. AudiPen ist eine innovative Transkriptionssoftware, * die speziell entwickelt wurde, um Gedanken, Ideen und gesprochene Worte mühelos in Textform zu übertragen.

Das Versprechen von AudioPen lautet: Vom unscharfen Gedanken zum klaren Text – und zwar schnell! Also genau das, was ich seit Jahren suche!

KI-unterstützte Transkription

Ein zentraler Bestandteil von AudioPen ist die künstliche Intelligenz (KI) hinter der Transkription. Die KI verbessert die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Transkription erheblich. Im Vergleich zu anderen Lösungen hat AudioPen den Vorteil, dass es die gesprochene Sprache akkurat und verständlich in Text umwandelt.

Glättung des transkribierten Texts

Doch AudioPen geht noch einen Schritt weiter. Die Software optimiert den transkribierten Text, indem sie ihn in vollständige und sinnvolle Sätze umwandelt. Darüber hinaus erkennt AudioPen Pausen, Unsicherheiten und störende Worte wie „ähs“ oder „hmms“ im gesprochenen Text.

Eine bruchstückhafte Transkription und schwer verständliches Kauderwelsch wie in meinem Beispiel oben ist also nur ein Zwischenschritt, das Ergebnis ist ein klarer, fließender Text ohne störende Unterbrechungen.

Mehrsprachige Unterstützung

Interessant finde ich auch, dass AudioPen Texte in verschiedenen Sprachen ausgibt. Das heißt, du gibst einen Text in deiner Muttersprache ein und kannst für das Transkript nahezu jede Sprache auswählen.

Für internationale Anwender und diejenigen, die in mehreren Sprachen arbeiten, erleichtert diese Möglichkeit die Kommunikation und den Ideenaustausch erheblich. Ich bin sicher, dir fallen allein schon wegen diesen Features einige Nutzungsmöglichkeiten ein.

Nutzungsmöglichkeiten: Desktop und Smartphone

Du kannst AudioPen sowohl auf deinem Desktop-Computer als auch auf deinem Smartphone oder Tablet nutzen. Dies bedeutet, dass du deine Gedanken festhalten kannst, wann immer und wo immer du einen „Gedankenblitz“ hast. Ob beim Spazierengehen, auf Reisen oder in deinem Büro – AudioPen ist immer einsatzbereit, wenn du eine Internetverbindung hast.

Kosten und Premium-Optionen

AudioPen bietet eine kostenlose Version, und die habe ich zwei Monate lang intensiv genutzt. Damit sind nur Transkripte von 3 Minuten Länge möglich – davon aber unbegrenzt viele. Allerdings können nur 10 Transkripte gleichzeitig gespeichert werden.

Du könntest also 10 x jeweils 3 Minuten aufnehmen, transkribieren, speichern. Dann könntest du die Texte dieser 10 Transkripte per copy and paste in deine Textverarbeitung übernehmen, in AudioPen löschen und das Ganze wiederholen.

So habe ich es anfangs gemacht und wenn dir das reicht, bleibt AudioPen dauerhaft kostenlos für dich.

Ich bin allerdings im September auf die Premium-Version umgestiegen, weil mir die 3-Minuten-Transkripte zu kurz waren: Mehrfach war es mir passiert, dass ich mitten im Redefluss war, als nach 3 Minuten die Aufnahme stoppte.

Außerdem war ich längst überzeugt davon, dass AudioPen mein Problem besser löst als alles andere, was ich bisher kennengelernt hatte.

Die Premium-Version bietet viele erweiterte Funktionen:

• Aufnahmen bis 15 Minuten Länge
• Unbegrenzte Anzahl gespeicherter Transkripte
• Verschiedene Sprachstile
• Unterschiedliche Optimierungsgrade der Texte – von ganz knapp bis ausführlich
• Die Ausgabe als Bild in individuellen Branding-Farben für Social-Media-Post, optimiert für Instagram, Twitter oder LinkedIn
• Integrationen mittels Zapier oder Webhook in andere Apps
• Organisieren der Notizen in individuellen Ordnern
• Das Hinterlegen der Schreibweise spezieller Begriffe
• Hoch- und Herunterladen von Audiodateien
• Importieren und Umschreiben vorhandener Texte

Die Premium-Version kann monatlich gezahlt oder als Lifetime-Plan erworben werden. Die Preise halte ich für fair und erschwinglich, insbesondere wenn man die Vorteile und die Zeitersparnis in Betracht zieht, die AudioPen bietet.

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Mein persönliches Fazit

AudioPen hat den Draht zwischen meinen Gedanken und den Dateien, in denen ich sie erfassen möchte, erheblich verkürzt. Ich kann meine Ideen festhalten, während sie frisch sind, ohne dass mich die Technik des Festhaltens ablenkt. So kann ich meine Gedanken und Ideen effektiv organisieren und für zukünftige Projekte nutzen.

Auch wenn AudioPen bereits jetzt eine beeindruckende Lösung gegen den Ideenverlust bietet, bin ich gespannt, wie sich die Welt der Transkriptionssoftware weiterentwickelt. Hier ist noch einmal der Link zu AudioPen. *

Wird AudioPen in Zukunft noch intelligenter? Haben die Entwickler weitere Funktionen in petto, um das Festhalten von Gedanken und Ideen noch nahtloser und effektiver zu machen? Lassen wir uns überraschen, was die Zukunft bereithält.

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