Gleich zu Monatsbeginn wurde ich ziemlich unsanft aus meinem Notion-Dornröschenschlaf gerissen. Du kennst das vielleicht: Dieses Gefühl, wenn plötzlich etwas fehlt, auf das du dich verlassen hast. Notion – das ist das Projektmanagementsystem, das mein „zweites Gehirn“ ist. Oder besser gesagt: Sein soll.

Was war passiert?

Kurz gesagt: Eine Datenbank ist verschwunden. Am Tag 1 meiner Routinen-Comeback-Challenge, also am 1. November, wollte ich meine Newsletter-Abmelde-Datenbank aufrufen. Dort erfasse ich Newsletter, von denen ich mich abgemeldet habe. Und sie war spurlos verschwunden.

Nach wirklich langem Suchen – auch mit Unterstützung meiner Notion-KI-Assistentin – fand ich einen Hinweis darauf, dass da mal was war, was jetzt weg ist. Zum Glück fand ich diese Spur, denn ich begann schon daran zu zweifeln, ob es diese Datenbank tatsächlich gab oder ob es nicht vielleicht eine Excel-Tabelle war (die gab es allerdings auch nicht) …

Ich erkläre mir die Sache so, dass ich bei meiner großen Notion-Umbauaktion im Sommer die Datenbank versehentlich gelöscht haben muss. Denn bewusst hätte ich das nie gemacht.

Okay, abgehakt. Diese Datenbank ist nicht entscheidend für meine Routine. Ich kann sie jederzeit neu anlegen. Oder meine Abmeldungen überhaupt nicht erfassen.

Doch dann fragte Martina Klinkowski in ihrem Newsletter:

Wie wäre das, wenn du morgen aufwachst und hast keinen Zugriff mehr auf deine Notizen?

Sie hatte gelesen, dass der Notion-Account eines Users gesperrt worden war, weil Notion wohl einen Verstoß gegen die eigenen Policies festgestellt hatte. In dessen privaten Notizen. Hier auf Reddit kannst du das nachlesen.

Plötzlich erschienen mir meine Zweites-Gehirn-Pläne in einem etwas anderen Licht. Denn ich wollte Notion noch sehr viel mehr anvertrauen als bisher.

Die Suche nach dem perfekten Ordnungssystem – eine Scanner-Geschichte

Nach einem gut vernetzten Wissensarchiv suche ich, seitdem ich denken kann. Lange bevor ich zu Hause und im Büro einen Computer hatte, suchte ich nach Möglichkeiten, um Informationen zu strukturieren und Querverbindungen herzustellen.

Was damals auf Papier eine Herausforderung war, müsste doch nun, digital, ein Kinderspiel sein.

Ist es aber nicht. Denn nun ging es nicht mehr nur um das Wiederfinden von Informationen sondern auch um Projekte und Aufgaben.

Ich hatte schon die unterschiedlichsten Tools ausprobiert, und alles funktionierte irgendwie für mich. So richtig zufrieden war ich aber nicht. Dann kam ein neues, vermeintlich besseres Tool ins Spiel. Und dann noch eins …

Ich ahnte natürlich, dass es weniger auf das Tool ankam sondern darauf, wie ich es einrichte. Aber irgendwann stieß ich auch beim neuen Tool an funktionale Grenzen, entdeckte wieder etwas neues – und zog um.

So landete ich Mitte 2022 bei Notion. Von da an wollte ich nie wieder wechseln. Das heißt, ich will auch heute nicht wechseln. Ich will mir diesen Aufwand nicht noch einmal antun statt nach einer Lösung zu suchen, wie es vielleicht doch für mich funktionieren kann.

Mehr noch: Ich wollte nach und nach auch meine anderen Daten zu Notion umziehen. Ich dachte, alles müsse an einem Ort sein und es wäre nicht „richtig“, wenn ich meine Daten an verschiedenen Stellen ablege.

Das überdenke ich gerade.

Warum Ordnungssysteme für Scanner so verdammt schwierig sind

Wenn du dich jetzt fragst: Warum ist das eigentlich so kompliziert? Warum schaffen es andere, sich für EIN System zu entscheiden und ich nicht?

Dann weißt du jetzt: Du bist nicht allein.

Scanner-Persönlichkeiten wie wir brauchen Ordnungssysteme. Dringend sogar. Gerade weil wir so viele Interessen haben. Gerade weil wir in Projekten denken. Gerade weil unser Kopf ständig neue Ideen produziert.

Ohne System? Dann würde uns die Ideenflut überrollen.

Aber hier ist das Problem: Die meisten Ordnungssysteme sind für lineare Menschen gemacht. Für Menschen, die:

• ein Projekt nach dem anderen abarbeiten
• sich langfristig auf eine Sache konzentrieren
• klare Prioritäten setzen und dabei bleiben

Das sind wir nicht.

Wir arbeiten in Wellen. Wir haben Phasen, in denen wir uns tief in ein Thema stürzen – und dann brauchen wir wieder Abstand. Wir springen zwischen Projekten hin und her. Wir haben parallel laufende Interessen, die sich nicht in eine klare Hierarchie pressen lassen.

Und deshalb funktionieren die klassischen Ordnungssysteme nicht für uns. Das heißt nicht, dass wir unorganisiert wären, sondern weil diese Systeme unsere Art zu denken nicht abbilden.

Was ein Scanner-Ordnungssystem können muss

Nach Jahren des Ausprobierens habe ich für mich ein paar Erkenntnisse gewonnen, was ein System für Scannerpersönlichkeiten braucht:

1. Flexibilität statt Starrheit

Ein Ordnungssystem muss sich anpassen können. An neue Projekte, neue Phasen, neue Interessen. Wenn ein System zu starr ist, nutzen wir es nicht dauerhaft.

2. Mehrere Eingangstore

Wir brauchen verschiedene Wege, um Dinge zu erfassen. Manchmal ist es ein Zettel. Es kann aber auch eine App sein oder eine Sprachmemo. Ein gutes Scanner-System erlaubt alle diese Wege und bringt sie trotzdem zusammen.

3. Raum für Experimente

Wir experimentieren gern. Wir probieren Dinge aus und optimieren sie dann. Ein System, das uns das verbietet oder bestraft, funktioniert nicht für uns. Deshalb habe ich drei To-Do-Listen in Notion. Nicht, weil ich mich nicht entscheiden kann. Sondern weil ich gerade dabei bin, herauszufinden, was für mich funktioniert.

4. Keine Perfektion – sondern „gut genug“

Das ist vielleicht der wichtigste Punkt: Ein Ordnungssystem für Scanner muss nicht perfekt sein. Es muss funktionieren, und zwar in diesem Moment. Für genau dieses Projekt in dieser Phase.

Wenn es morgen anders aussieht? Das ist okay. Das gehört dazu.

5. Sicherheit ohne Abhängigkeit

Und genau hier wird’s kritisch. Denn wir brauchen ein System, auf das wir uns verlassen können. Aber gleichzeitig wissen wir: Wir werden es wahrscheinlich irgendwann wieder anpassen, ergänzen oder umbauen.

Deshalb ist die Frage nicht: „Welches ist das EINE perfekte System?“

Sondern: „Wie baue ich ein System, das mit mir wachsen kann, ohne dass ich alles verliere, wenn mal ein Tool wegfällt?“

Und genau diese Frage stelle ich mir gerade.

Denn Martina Klinkowski sagt auch zu Recht, dass ein „ich mache ja nichts, was nicht erlaubt ist“ keine Garantie dafür ist, dass man nicht doch betroffen ist. Ich glaube, wir alle kennen genügend Gegenbeispiele, wo Online-Anbieter Accounts willkürlich sperren.

Nur – bei Notion hatte ich diese Befürchtung bisher nicht. Warum eigentlich nicht?

Wo meine Daten wirklich liegen

Es gab für mich natürlich auch eine Zeit vor Notion. Dadurch habe ich meine Daten an den unterschiedlichsten Stellen. Das ist nach und nach so gewachsen:

Notion – meine persönliche Schaltzentrale rund um Ideen und Kreativität

• Alles rund um meinen Blog
• Content-Ideen,
• Produkt-Ideen,
• Projekte, Notizen und viele, viele Aufgaben, verteilt auf drei To-do-Listen
• Meine Medienfunde
• Meine Reviews – also Tages-, Wochen-, Monats-, Quartal- und Jahresreviews. Ungeheuer wertvoll für mich. Unschätzbar!

Lokal, gespiegelt mit OneDrive:

• Alle privaten Dateien
• Alles rund um mein Texter-Freelance-Business
• Buchhaltung, Rechnungen, Steuern

Dropbox

• Alle Bilder für meinen Blog
• Alles, was ich in Canva erstelle
• Alles, was mit der Vermietung unseres Mehrfamilienhauses zu tun hat

Google Drive

• Meine Produkte
• Geteilte Google Docs

Audiopen

• Sprach-Memos

Papier

• Schnelle Notizen
• To-do-Listen

Bisher dachte ich immer: Das geht gar nicht, Astrid. Du hast so viele Stellen, an denen du wichtige Dinge speicherst, das muss alles zusammengeführt werden!

Nun frage ich mich: Warum eigentlich?

An jeder Stelle sind die dort abgelegten Daten gut strukturiert und geordnet, der einzige „Makel“ ist, dass alles “verstreut“ ist. Aber vielleicht ist das gerade gut, jedenfalls unter dem Aspekt der Sicherheit?

Meine heimliche Leidenschaft: Die Zettelwirtschaft

Als ich das erste Mal mit Notion in Berührung kam, hieß es: Such dir alle deine Zettel zusammen, sichte deine überall verstreuten Informationen und dann setz dich hin, bau dir eine Struktur auf und du hast für immer ein perfektes System. Zettelwirtschaft Ade!

Und ja, das ist ein verlockender Gedanke. Endlich keine Zettel mehr …

Dabei liebe ich meine Zettel. Schon immer. Es gibt so eine „heimliche Leidenschaft“ von mir:

Meine To-do-Listen kritzel ich nahezu unleserlich auf ein Schmierblatt. Also die Rückseite eines bedruckten Blatts im A5-Format. Dazu teile ich bedruckte A4-Blätter in zwei Hälften. Dann haben sie die richtige Größe.

Habe ich etwas erledigt, streiche ich es genüsslich durch. Mehrfach. Was habe ich nicht schon alles versucht, um davon wegzukommen. Es klappt mal ne Weile, aber dann werde ich wieder rückfällig.

Meine „Zettelwirtschaft“ ist übrigens nur ein Teil meiner To-do-Listen-Landschaft. Ich habe meine riesige Aufgabenliste in Notion, und dann sind neben dieser Notion-Aufgaben-Datenbank auch noch zwei weitere kleinere Aufgabenlisten, ebenfalls in Notion, entstanden.

Die eine nenne ich „Meine 3 goldenen Aufgaben“ für den nächsten Tag, wobei es meistens doch mehr als 3 Aufgaben werden.

Und dann teste ich noch eine andere kleine Liste für ganz kleine persönliche Aufgaben, die ich einfach aus dem Kopf haben will, niederschwellig. Sachen, mit denen ich mir meine große Aufgabenliste nicht zumüllen möchte.

Wenn du dich jetzt fragst: 4+ To-do-Listen … und das funktioniert?

Ja, irgendwie schon. Jedenfalls rutscht mir nichts durchs Netz.

Was, wenn dein Ordnungssystem morgen weg wäre?

Martina Klinkowski hat in ihrem Newsletter auf einen Artikel verlinkt, in dem der CEO der Software Obsidian Steph Ango die Philosophie „Datei vor App“ beschreibt. So richtig habe ich darüber noch nie nachgedacht – bis jetzt. Hier kannst du das nachlesen.

Und es leuchtet ein.

Unsere Dateien sind viel zu wichtig, als dass wir sie dem Risiko der Zerstörung aussetzen sollten.

Also frage ich dich:

• Wie wäre das für dich, wenn du morgen keinen Zugriff mehr auf deine Notizen hättest?
• Wo liegen deine wichtigsten Daten und wie sicher sind sie wirklich?
• Hast du auch diese heimliche Stimme im Kopf, die flüstert: „Das müsste alles an einem Ort sein“?
• Und: Muss es das wirklich?

Fazit: Was ich jetzt anders sehe

Ich habe lange gedacht, ich müsste mein System perfektionieren. Alles an einem Ort. Keine Zettel mehr. Keine „Verstreuung“.

Aber vielleicht ist die Lösung nicht, alles zusammenzuführen.

Vielleicht ist die Lösung, Frieden zu schließen mit dem, was funktioniert.

Meine vier To-Do-Listen? Sie funktionieren.

Meine Zettel? Sie funktionieren.

Meine verschiedenen Clouds? Sie funktionieren.

Und vielleicht ist das sogar sicherer als alles auf eine Karte zu setzen.

Mein Impuls für dich:

Schau dir diese Woche mal an, wo deine wichtigsten Daten liegen. Nicht, um alles zu ändern. Sondern um bewusst zu entscheiden:

• Was muss wirklich zusammengeführt werden?
• Was darf bleiben, wo es ist?
• Und wo brauchst du vielleicht sogar ein Backup – für den Fall, dass ein System ausfällt?

Meine neue Erkenntnis lautet schließlich: Lieber mehrere Orte als ein perfektes Ordnungssystem, das plötzlich weg ist.

Und lieber halb gemacht als perfekt geplant – auch beim Ordnungssystem. Denn das Ziel ist nicht Perfektion, sondern Frieden mit dem, was ist.

Häufige Fragen zu Ordnungssystemen für Scanner